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Hablemos Editorial

Administración del tiempo

Hoy comenzamos una serie sobre las operaciones de una sala de redacción. Uno de los retos más importantes que enfrentan los periodistas, es que muchas veces les toca administrar un negocio, cuando su preparación es en redacción, investigación u otro aspecto de las comunicaciones. Son muy pocas las escuelas de periodismo que le dedican tiempo a enseñar sobre de manejo de proyectos, presupuestos, o comercialización en general - destrezas que son instrumentales para mantener a flote una publicación en estos tiempos.

Podemos filosofar por horas sin fin sobre el tiempo. Cada persona tiene diferentes creencias sobre lo que es, y lo percibe de forma diferente. Si hay algo que estudiosos del tema, como David AllenDai GoElizabeth Saunders y otros, nos plantean claramente es que, antes de establecer un sistema de organización personal hay que examinar las creencias que tenemos sobre el tiempo. Algunas de las creencias más comunes son:

1. Estar ocupado significa ser productivo.

Genuinamente, creemos que mientras más ocupados estemos, más importante somos, o que le demostramos al mundo que somos una persona luchadora, responsable y seria. Pensamos que ya llegará el momento de disfrutar cuando nos retiremos. (¡Si llegamos!).

Lo cierto es que la productividad no tiene que ver con horas invertidas, sino con las metas alcanzadas.  ¿De qué nos vale haber pasado 10 horas en la oficina, si al final del día no concluimos ni una sola tarea?

2. Hacer muchas cosas a la vez me ahorra tiempo.

El gran mito del multitasking, una práctica que es más peligrosa que útil, porque no tienes una conciencia plena de lo que estás haciendo y te expones a cometer errores o causar accidentes. Además, te hace ser percibido como una persona sin control de sí misma, porque no te sabes organizar, no prestas atención total y tienes que empalmar una cosa sobre la otra. Sobre todo, hacer varias cosas a la vez no te permite absorber el momento presente (Por eso, muchas veces  no te acuerdas de lo que hiciste, no lo disfrutas, y te causa esa sensación de que se te escapa la vida)

3.  Dormir, descansar, divertirse es perder el tiempo.

¡La Neurociencia nos demuestra de que no hay nada más lejos de la realidad! Cuando dormimos, nuestro cuerpo no solo lleva a cabo funciones importantes como la liberación de toxinas y la reparación celular, sino que se consolidan ideas, se terminan de procesar y absorber lo que hemos aprendido. Necesitamos tiempo para pensar, para conectar con la gente que queremos, reírnos, sacar la mente de la rutina.  ¿A poco no les pasa que las mejores ideas se les ocurre a horas más inusuales? Claro, cuando el cerebro y el cuerpo están relajados.

4. Hay que separar las tareas y las planeaciones personales de las profesionales.

Somos como un diamante de muchas caras y el día solo tiene 24 horas. Existe un concepto llamado Time Confetti - que son esos 10 minutitos que sobraron entre una junta y otra, o pequeños espacios de tiempo muerto y te puede servir para ir a buscar dentrífico a la tienda del lado,  llamar a tu mami, o pagar el gas en línea. Es hora que reconozcamos que somos seres integrales y que no hay nada deshonesto en resolver esas cosas que son importantes para nuestra vida personal, cuando nos sobra unos minutos del día. Si tenemos claridad sobre TODO lo que queremos lograr en un día, lo personal y lo profesional, lo más seguro que es lo logremos. Si no programamos lo personal, se va a quedar para después o nunca ocurrirá y eso nos va arrastrando hacia esa sensación de que no tenemos una vida propia y que todo es trabajo.

 

Imagen secundaria


Las historias que nos contamos 

Nuestro cerebro se cree todo lo que decimos. Figúratelo como una Alexa o un Siri. Es por esto que no solo hay que tener bien claro que no todos los pensamientos que tenemos son ciertos, sino que  eres quienes los controlas, no ellos a ti. ¿O permitir que Siri mande en tu casa?

A veces decimos cosas por decirlas y nos las creemos  o repetimos lo que todo el mundo dice sin cuestionarlo. Cosas como:

¨Estoy demasiado ocupado¨

¿De verdad? ¿Qué exactamente es lo que tienes que hacer? ¿Cuál es la prioridad? ¿Para cuándo debe estar listo? ¿Puedes negociar la fecha de entrega? No todo es urgente, ni es para hoy – Hay que poner las cosas en perspectiva y aprender a hacer las preguntas correctas para que podamos organizar nuestro trabajo.

Muchas veces, si nos ponemos a hacer una lista, a priorizar y destilar todos esos pendientes, nos damos cuenta de que no es tanto como sentimos… solo que como no lo hemos analizado, pues nos parece esta nube enorme que flota sobre nosotros y nos paraliza.

¨Lo hago después ahora no puedo¨

Ok. Se vale. Pero antes pregúntate ¿Por qué no puedes ahora? ¿Si no, cuándo lo harás? Ponle fecha. Apúntalo en tu agenda. ¿Es algo que puedes delegar? Delégalo de una vez.

¨Yo me acuerdo, no tengo que apuntar¨

No solamente es físicamente imposible, sino que todos esos pendientes se quedan rondando en tu cerebro y te hacen sentir más abrumado. Seguro has experimentado que pides algo en un restaurante y lo traen todo al revés o incompleto.  Es mucho más trabajo (y estrés) recordar lo que la familia de 6 en la mesa 12 pidió que colocarlo en una hoja. La vida moderna es bastante más complicada que la de nuestros padres y nuestros abuelos, estamos saturados de información y de estímulos y una de las de mantenerse enfocado es tomar notas.

¨Necesito asistentes¨

¿De verdad? ¿Si te traigo ahora mismo a dos personas que te ayuden, sabrás qué pedirle? Piénsalo.

¨No tengo el control de mi tiempo¨

Puede ser. ¿Cómo puedes tomar el control?  De eso hablaremos en nuestra próxima edición.

Nota: Este contenido está basado en el taller de Administración del Tiempo ofrecido por Alba Leal.

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