Gracias por sus comentarios sobre ediciones anteriores. Nos da gusto saber que este contenido les resulta útil. Hoy continuamos con la segunda parte de la serie sobre las operaciones de una sala de redacción, enfocándonos en el manejo del tiempo.
El renombrado consultor de productividad, David Allen, creó un sistema llamado ¨Getting Things Done¨(GTD) que se basa en el concepto neurocientífico de que mientras más ¨vacia¨ nuestra mente está de pendientes, mejor nos sentiremos, tendremos mayor número de buenas ideas y seremos más productivos. En sus propias palabras, ¨La mente es para tener ideas, no para guardarlas.¨
Sin embargo, muchas veces insistimos en robarle energía a nuestro cerebro almacenando pendientes, en lugar de seleccionar un medio, ya sea un cuaderno, o un sistema digital para escribir todo eso que ronda en nuestra cabeza que queremos y debemos hacer, y sacarlo de nuestra mente, para que ésta se pueda enfocar en otras cosas más útiles.
Otro aspecto importante, según Allen, es tener claridad de cuáles son tus prioridades personales y laborales, y que éstas estén alineadas con tus valores como individuo.
Si no tienes ese dato, te arriesgas a ir por la vida solo respondiendo a las necesidades de otros y no las tuyas, perdiendo el control de tu tiempo.
Otra recomendación de este experto, es programar un momento en tu semana y dedicarte exclusivamente a hacer lo que él llama un ¨Barrido Mental¨, que es identificar todos los pendientes, las ideas, los planes, las notas, los papelitos sueltos, los recibos, y todo el desorden físico y mental que haya en tu vida en ese momento (que siempre lo hay) y pasarlo por un proceso de filtrado.
También, en su libro Organízate con Eficacia, Allen invita a reflexionar sobre lo que él llama la ¨naturaleza del trabajo.¨ Se trata del concepto de no resistirse a la realidad de que el trabajo nunca se acaba, y que, por lo tanto, debemos enfocarnos en las cosas prioritarias, programando nuestro día alrededor de ellas, dejando un porciento del tiempo para atender urgencias (que siempre surgirán).
Otra de las tantas tácticas de la metodología GTD es la regla de los dos minutos. Es muy sencillo: si hay alguna tarea que demora dos minutos o menos, ¡hazla de una vez! Son muchas las cosas que se resuelven en menos de dos minutos que seguimos arrastrando o creando cuellos de botellas para nuestro equipo de trabajo. El raciocinio es que no importa que sea algo urgente o no, no vale la pena seguir dejando que sea un pendiente por el poco tiempo que toma. Te invito a que hagas un ejercicio y contemples tu reloj por 2 minutos para que obtengas una noción real de cuánto tiempo es ¡Te sorprenderás!
El correo electrónico y los mensajes de texto son las principales distracciones del trabajador moderno. La metodología GTD recomienda una forma de organizar tu bandeja de entrada que te libera de la sensación abrumadora que muchos sentimos al accederla.
La gráfica que incluimos resume los puntos principales. Considera que desapegarse del hábito de estar mirando tus correos todo el tiempo, es un proceso, pero te liberará, y podrás ir ajustándolo a tus necesidades específicas. Por ejemplo, solicita que te llamen por voz si hay una emergencia, de lo contrario, avisa a tu equipo de trabajo que estarás mirando los correos en un horario fijo que te convenga y así te puedes enfocar en tus otras labores. Esto también permite que las personas que trabajan contigo saben el ritmo de respuesta que recibirán de ti.
La recomendación es crear al menos 4 carpetas (Todos los sistemas de correo electrónico tienen esta capacidad y es muy sencillo de hacer)
@Acción - Aquí colocarás los correos que requieren que le dediques un tiempo más largo o que requieren que tomes una acción especifica, para la cual programarás un espacio de tiempo específico en tu semana.
@Espera - Aquí colocarás los correos que delegaste o que dependen de la acción de otra persona.
@Archivo muerto - Aquí pondrás todos esos correos (Probablemente miles de ellos) que tienes en tu bandeja de entrada y realmente ni sabes por qué aún están ahí.
Tendrás algunas semanas mejores que otras en la cual podrás mantener tu inbox dominado. De todas formas, si programas un espacio de tiempo semanal para revisar estas carpetas, te mantendrás a flote y te sentirás en control total de tu bandeja de entrada.
Nota: Este contenido está basado en el taller de Administración del Tiempo ofrecido por Alba Leal. Si te interesa ofrecerlo a tu equipo de trabajo, ¡consúltanos!
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