Administración del tiempo y uso de palabras poderosas

Palabras poderosas

¿A cuántas juntas has asistido donde se habla que ¨hay que hacer¨ algo y luego se forma un corre-corre porque nadie lo hizo? Esta es una situación muy común, y tiene que ver con que no hubo claridad sobre quién lo haría ni para cuándo se haría.

 
Es de vital importancia el que se asigne un responsable a las tareas. Aunque éstas requieran la participación de varios individuos, debe existir alguien que encabece esa gestión.

Esa persona que lleva las riendas de la solicitud, debe tener la posibilidad de conversar más a fondo sobre las expectativas, contexto, cronogramas y hacer preguntas puntuales. Por lo tanto, al quién y al cuándo se le suma un cómo junto con la referencia de un punto de contacto que puede expandir sobre lo esperado, los entregables, y responder en caso de que haya dudas, consultas o preguntas.
 
Igual ocurre cuando hacemos nuestras listas de pendientes. Si escribiste ¨Marta¨ o ¨Carta a Marta¨ cuando veas esa entrada, tendrás que hacer memoria y remontarte al momento en que hiciste esa anotación.  ¨Carta a Marta¨ pueden ser muchas cosas, por ejemplo, escribirle una carta, leerla, firmarla, responder, aprobarla, etc. Sin embargo, si has usado un verbo de acción, por ejemplo ¨firmar la carta para Marta Peralta de XYZ¨ tú o quien sea que te esté apoyando con tus actividades diarias tendrá una idea clara de la acción que hay que tomar.  
 
A continuación incluimos una lista de verbos, sugeridos por la metodología de productividad  GTD,  que nos ayudan a indicar estados de inicio y finalización de proyectos así como acciones directas a ejecutar. Es lo que llamamos ¨palabras poderosas¨ pues nos ayudan a que exista claridad en lo que se espera de la gestión.

Más poder: La importancia de los hitos

Otro importante aspecto que nos ahorra tiempo y energía, es integrar unos puntos de encuentro entre el momento en el que se asigna una tarea y su fecha final de entrega. Esto es lo que se conoce en la gerencia de proyectos como ¨hitos¨ y ayuda a que la dirección de la tarea o proyecto se mantenga encarrilada.

Es decir, entre la solicitud y la entrega, es muy recomendable que haya oportunidades para validar lo que se está haciendo, recalibrar el cronograma u otro ajuste que sea necesario, y que nos evite las desagradables ¨sorpresas¨ de última hora.

Considera además avisarle a las personas que están involucradas en la tarea que delegaste cuánta autonomía tienen para tomar decisiones.

Esto por supuesto va a variar de acuerdo a una gran cantidad de factores, pero lo recomendable es que desde el comienzo, las personas sepan hasta que punto necesitan consultar o que flexibilidad tienen para actuar.  Esto ayuda a que no se cree un cuello de botella, esperando por la respuesta de personas que tienen muchas otras cosas que atender.  Por ejemplo, decir ¨Si hay que comprar algo, pásame un mensaje por WhatsApp con la liga para yo hacer la compra¨ o ¨Llama al proveedor tú directamente y pídele la cotización, no es necesario que yo participe de esa conversación¨.

En conclusión, mientras más tiempo inviertas al principio ofreciendo claridad en lo que se espera de la tarea, más ágil será el proceso y obtendrás resultados más rápido y con menos tropiezos.

Nota: Este contenido está basado en el taller de Administración del Tiempo ofrecido por Alba Leal. Si te interesa ofrecerlo a tu equipo de trabajo, ¡consúltanos!