Slack para la redacción

En esta edición de Hablemos Editorial, Natalia Gutiérrez nos comparte los múltiples beneficios de una de estas herramientas, Slack. 

¿Por qué Slack te queda mejor?

WhatsApp es una aplicación de mensajería móvil muy popular en todo el mundo. De hecho, es la aplicación más usada para este fin, con aproximadamente dos mil millones de usuarios activos mensuales, según Statista.

En países como México, con más de 62.3 millones de usuarios, ha llegado a copar todo el mercado de comunicación, muchas veces rompiendo los límites entre lo personal y lo laboral y dejándonos con la posibilidad de estar todo el tiempo “disponible”.

Esto podría parecer bueno, pero si eres o quieres ser una organización que respete el tiempo de sus empleados te vamos a dar razones para dejar de utilizar WhatsApp en tu trabajo y cambiarte a aplicaciones como Slack.

WhatsApp funciona increíble para hablar con amigos, es cuando se emplea en el ambiente laboral que se complica un poco. La falta de claridad en los espacios de trabajo y personales es una de las cosas que puede fallar a la hora de usarlo como herramienta de comunicación.

Gracias a que los últimos años pandémicos se ha hablado más de cansancio extremo y de poner límites más claros a la hora de terminar el horario laboral, WhatsApp crea confusión, ya que tanto puedes recibir un mensaje de tu mamá, como uno de tu colega para pedirte algo urgente.

Esos límites son aún más borrosos cuando llega la noche o el fin de semana. A menos que se hayan planeado tener reglas muy claras de cómo y cuando responder mensajes de WhatsApp, lo mejor sería probar con una herramienta de comunicación hecha para el ambiente laboral.

En mercados como Estados Unidos hay dos que se utilizan mucho Slack y Microsoft Teams. La primera es muy popular en las redacciones, la segunda es comúnmente usada dentro de los equipos de tecnología.

Como he trabajo principalmente con Slack, hablaremos de esta herramienta y de por qué puede ayudar a tu organización de noticias a tener mejor comunicación.  

¿Cómo puede ayudar una herramienta como Slack?

La principal característica es que es una sola plataforma para que tu equipo se comunique. La mayor parte de la interacción puede quedar en esta plataforma que sirve como almacenamiento, biblioteca, sala de descanso, organizador… de todo un poco. Es una herramienta potente de comunicación entre un equipo.

 ¿Cómo funciona? 

Esta plataforma funciona a través de canales temáticos. Supongamos que vienen las olimpiadas y varias personas o áreas necesitan coordinarse para planear la cobertura. Si se abre un canal que se llame #olimpiadas2022 todo lo que sea alrededor de esa cobertura tendría un lugar acordado, al que todos tienen acceso.

Estos canales se pueden crear por proyecto, cobertura, evento, pero también por tema que se necesite discutir. Por ejemplo, los canales sobre #recursos internos de la empresa siempre son muy activos, así como los canales donde se habla de género y/o de discriminación.

También son muy populares los canales sobre asuntos livianos para convivir virtualmente con los compañeros, como por ejemplo #mascotas, donde todos comparten fotos de sus mascotas y eso ayuda para bajar el estrés y compenetrarse más allá del trabajo.

Que todas las decisiones se tomen en una sola plataforma ayuda a que se tomen más rápido y de forma más coordinada y colaborativa. Dividir la discusión entre correos, juntas y un largo chat en WhatsApp que no está ordenado se convierte en un caos.

Hay muchas cosas negativas de usar WhatsApp como plataforma de trabajo porque en realidad es una plataforma de mensajería privada y las conversaciones son, en su mayoría, privadas. Lo importante de una plataforma como Slack o Teams es que la mayoría de las conversaciones son públicas. Todos los miembros del equipo pueden ver de lo que se habla y contribuir. La transparencia es un tema muy valioso en los medios, así como se exige desde afuera, debe ser lo más importante al interior de la organización.

En la versión paga de Slack se puede ir hacia atrás en la interacción infinitamente, en la versión gratuita depende de cuanto peso has cargado y compartido en tu espacio de trabajo. 

Por supuesto, también hay opciones de mantener canales privados entre un grupo de personas, además de la posibilidad de enviar mensajes directos hasta a 8 personas.

¿Qué otras características de Slack son positivas para ayudar a un equipo?

• Si se necesita hacer una llamada rápida, se tiene la opción de utilizar Juntas que te permite llamar por teléfono a una o más personas. Si se requiere, la función de hacer llamadas con video también está disponible.
• Puedes pasar archivos muy grandes. Si se tiene la versión gratuita, se te va a acabar el espacio rápido, pero para versiones Premium, puedes pasar todos los documentos necesarios y funciona como una especie de biblioteca para dejar documentos compartidos en un canal. Siempre vas a recordar donde están.
• También está Slack Connect: Si tu trabajo involucra comunicarte con muchas personas que no son parte de tu organización, puedes emplear esta función que te deja conectar y enviar mensajes con otras organizaciones después de que te ‘aceptan’. Por ejemplo, proveedores o clientes.
• Notificaciones: aparte de que la aplicación te notifica cuando recibes un mensaje; si alguien necesita que respondas pronto te puede arrobar (como en Twitter) para que te llegue una notificación con sonido a tu dispositivo.
• Programar mensajes: si te acordaste de algo que necesita ser compartido, pero ya estás fuera del horario laboral establecido, escríbelo igual. Solo utiliza la función de programar el mensaje para que se envíe a la hora que tú quieras sin que ninguna computadora tenga que estar prendida.
• Reacciona a los mensajes de otras personas. A veces no necesitas escribir más, un emoji de corazón tiene más efecto de lo que podrías decir.
• Conectar otras aplicaciones: En mis espacios de trabajo en Slack, me gusta conectar con varias aplicaciones para no tener que cambiar de herramienta contantemente. Por ejemplo, siempre conecto a Slack los calendarios compartidos dentro del equipo para poder activar alertas sobre los eventos que se tenga, como que te avise antes de reuniones. Es más fácil cuando le llega la misma notificación a todo el equipo sin que cada uno tenga que abrir su calendario. Asimismo, se puede conectar con Google Drive, Trello, Zoom, Twitter y otros.
• Puedes crear bots que te ayuden a automatizar tareas que ayuden a la productividad de tu equipo. Que nadie pierda tiempo buscando eso que un bot lo puede hacer mejor.
• Siempre actualizado. No importa si lo abres en tu computadora o en tu celular, siempre está al día con lo último que hayas escrito. No importa donde lo utilices, las mismas funciones están disponibles en cualquier dispositivo.

Soy fiel amante del correo electrónico y, por lo tanto, creo que casi todas las conversaciones se deberían de tener por correo, pero cuando son cosas rápidas o que necesitas de la retroalimentación, casi que instantánea de tu equipo es cuando una plataforma como Slack entra en acción y puede hacer brillar a tu equipo.  

¿Cuánto cuesta Slack al mes?

Una versión básica funciona de forma gratuita, solo tiene algunas limitaciones como espacio. Una versión paga, según a información de su sitio web, cuesta a partir de $6,67 por persona por mes y menos si se paga el año por adelantado. Puedes explorar otras opciones de costo aquí.

Recursos

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