WhatsApp

Waspdesk

La suite para la atención, comunicación y soporte a clientes a través de Whatsapp

problema

Problema

¿Cansado de abrir tickets que provocan burocracia y lentitud en la respuesta?

  • Sistemas de tickets, folios, soporte o atención a clientes que finalmente no son usados por nuestros clientes
  • Pérdida de contraseñas y usuarios para entrar a levantar un ticket
  • Finalmente la comunicación se desvía al correo electrónico, mensajería instantánea o telefónica. 
  • Problemas en el seguimiento, administración y pérdida en el registro de nuevas solicitudes. 
  • Información dispersa para generar reportes que faciliten toma de decisiones. 

Solución

En Tresite desarrollamos una herramienta que permite comunicarse a diversos niveles al momento.

WhatsApp es la aplicación de comunicación más usada, por su simplicidad y, sobre todo, porque la mayoría de los paquetes de telefonía móvil la incluyen en su servicio.

Su interfaz permite ser usada para abrir canales de comunicación que, adaptados a WhatSACS - HelpDesk, es capaz de abrir y cerrar solicitudes, registrar, dar seguimiento en una base de datos centralizada. 

Beneficios

  • Centralizar la comunicación en una vía por medio de Whatsapp
  • Registro automático de solicitudes en nuestro sistema WhatSACS Help-Desk en una base de datos. 
  • Notificaciones, Alertas de nuevas solicitudes
  • Configuración de tiempos de atención, escalamiento. 
  • Interfaz web para administración de solicitudes. 
  • Dashboard con información resumida del día
  • Reporte por rango de fechas
  • Exportación de información

componentes

Componentes

WhatSACS - HelpDesk consta de 3 componentes principales:

  1. Whatsapp como canal de comunicación.
  2. Interfase web para la administración del sistema, dashboard de información del día, configuración de catálogos y reporte de información. 
  3. Sistema para monitorear whatsapp y registro automático de mensajes, alertas y escalamiento por llamada de voz. 

flujo

¿Cómo inicia el proceso?

El flujo para iniciar el proceso es simple:

  • El usuario o cliente se comunica por un grupo de whatsapp
  • El sistema de Wasdesk monitorea whatsapp por nuevos mensajes. 
  • En caso de que no sea atendido en un tiempo configurado en el sistema, por ejemplo 5 minutos, emite una alerta realizando una llamada telefónica al responsable del grupo. 
  • Con esto aseguramos que cualquier acercamiento ya sea de soporte, dudas, o posible venta se realice.

registro

Conversación y registro

La conversación con el cliente o usuario comienza:

  • El responsable del grupo de whatsapp inicia la conversación para atender al usuario o cliente.
  • El cliente y responsable intercambian mensajes. 
  • El sistema WhatSACS - HelpDesk registra automáticamente cada uno de los mensajes almacenando información importante para el seguimiento, como la hora, contacto, etc.
  • Una vez satisfecha la comunicación el responsable cierra la conversación y finaliza la solicitud

Dashboard

WhatSACS - HelpDesk provee un dashboard en una interfaz web, con la siguiente información:

  • Tiempo Promedios de atención en la respuesta y solución de la petición
  • Número de peticiones en el día
  • Número de peticiones en la semana o mes. 
  • Alertas generadas en el día

reportes

Reportes y estadísticas

WhatSACS - HelpDesk provee una interfaz web para reportes por rango de fechas, mostrando:

  • Incidencias por dia
  • Gráficas de tiempo de respuesta, solución, desarrollo
  • Incidencias y gráficas por grupo de whatsapp
  • Incidencias y gráficas por cliente
  • Reportes por recurso responsable
  • Incidencias por recurso, categorías, tipo de solución, entre otros. 

Reportes y estadísticas
Administración

Administración

Wasdesk provee una interfaz web para la administración del sistema, en el cual podemos: 

  • Configurar los recursos responsables de los grupos de whatsapp
  • Configurar los grupos de whatsapp
  • Configurar los tipos de peticiones y tipos de solución
  • Palabras claves para las conversaciones en los mensajes