Las personas que estudian las dinámicas organizacionales establecen que, para mantener un nivel de productividad adecuado, no se debe participar de más de 4 reuniones al día.
Sobre todo, desde que nos vimos forzados a trabajar de manera remota, la interacción entre los equipos de trabajo se ha reducido a reuniones y más reuniones, la pregunta que muchos se hacen es ¿Cuándo tendré tiempo para trabajar? El resultado lógico es que hay jornadas más largas, recursos extenuados, y la terrible sensación de que no hay control del tiempo.
Desde un punto de vista operacional, no solo detenemos el rendimiento de nuestros colaboradores cuando lo convocamos a una reunión, sino que también estamos haciendo una importante inversión de dinero que habitualmente pasa por desapercibida. Pero ¿Cómo se lidera un grupo de trabajo si no hay una comunicación fluida?
Esperamos que a continuación encuentres algunas claves que te sirvan para optimizar tus reuniones
Hay que reunirse. De eso no hay duda. Las juntas son una parte esencial de las operaciones de cualquier empresa. Es el momento en el que se coordina el trabajo, se aclaran dudas de una forma ágil, se profundiza en ideas que aportan valor mientras se va creando cohesión y empatía entre los miembros del equipo.
Sin embargo, menos de un 20% de los líderes de una empresa reciben capacitación en cómo lograr que una reunión sea efectiva. Esto causa que esos espacios de tiempo dejen de ser un intercambio útil y se conviertan en fugas de tiempo hábil, dejando como consecuencia que se perciban como algo negativo.
Rara vez una empresa mide la inversión que hace en reuniones, crea políticas sobre cómo se deben llevar a cabo, o analizan cómo éstas pueden ser optimizadas. Sin embargo, aquellas que sí lo hacen, encuentran importantes áreas de oportunidad y descubren su propia manera de mejorar los procesos internos para suplir sus necesidades de comunicación interna de una manera efectiva.
Por ilógico que suene, lo cierto que es que hay reuniones que se convocan sin tener claridad de lo que se quiere lograr en ésta. Mientras más detalle exista sobre la intención del encuentro, más fácil será cumplir la meta en menor tiempo. Los asistentes ya estarán mentalizados sobre lo que se va a tratar y la conversación fluirá con mayor facilidad.
Dudley Slater, coautor del libro “Fusion Leadership, unleashing the movement of Monday Morning Enthusaists¨, invita a los líderes a hacer un análisis muy básico sobre el tipo de reunión que quiere llevar a cabo antes de convocarla y comunicarle ese propósito a los invitados. Esto ayudará a refinar el enfoque de esta, y por consecuencia será más efectiva. A continuación, una lista que describe tipos de junta que son más comunes y que te puede ayudar a identificar qué tipo de junta vas a llamar:
1. Juntas de resolución de problemas
Sirven para explorar un problema o encontrar una solución. Nótese que no siempre se puede solucionar un problema de inmediato. Entonces se requiere una secuencia de reuniones y/o acciones individuales que luego se reportan en estos foros. Estas juntas deben limitarse a quienes pueden identificar a cabalidad el problema o los que se ven afectados y quienes pueden solucionarlo.
2. Juntas para toma de decisiones
Se deben llevar a cabo únicamente cuando hay suficientes datos para tomar una decisión. Idealmente, antes de la junta ya deben existir posibles opciones o cursos de acción que se puedan discutir. Estas juntas deben limitarse a las personas que toman las decisiones en cuestión y a un mínimo de personas que entiendan a cabalidad lo que se está proponiendo y por qué.
3. Juntas estratégicas
Son momentos en los que se definen qué se va a hacer en torno a una situación. En las mismas no se debe entrar en el detalle táctico de qué acciones se tomarán o cómo se ejecutarán.
La función es definir el por qué, y el para qué usualmente es el resultado deseado. Estas juntas deben limitarse a las personas que tienen poder decisional en la organización y aquellas que cuenten con una idea clara de los recursos disponibles dentro de ésta.
4. Juntas para lluvia de ideas
Ya sea para un proyecto en especifico, o para un asunto más amplio, este tipo de junta sirve para lanzar ideas por doquier. La regla es que todas las ideas son buenas y se van recopilando y destilando hasta quedar con unas cuantas finalistas. Estas juntas deben limitarse a entre 5 a 8 personas que estén entusiasmadas con el tema a tratar de modo que todos y todas tengan oportunidad de participar.
5. Juntas de planeación
Se usan para planificar un curso de acción. No es el momento para discutir ideas o asuntos estratégicos. Se presenta el objetivo, se aclara cualquier duda que haya sobre este y se comienza a esbozar los pasos para lograrlo y en que secuencia se llevarán a cabo. La asistencia debe limitarse al mínimo de personas que pueda explicar la estrategia y a las personas que dirigen los grupos de ejecución.
6. Juntas de estatus
Estas reuniones son muy importantes, e idealmente deben darse con mucha frecuencia y en un mínimo espacio de tiempo. Pueden ser reemplazadas fácilmente por un informe escrito, un panel de datos (Dashboard), herramientas digitales de planeación interna (Link a airtable), un audio, video, correo o un tablón informativo. El propósito es repasar antes de que comience la jornada, lo que se espera lograr en esta, si ha habido cambios en las prioridades, o si hay algo que esté deteniendo la ejecución de modo que se pueda resolver o encontrar alternativas. La asistencia debe ser limitada a el núcleo más pequeño que esté haciendo el trabajo en colaboración y la menor cantidad de persona que les dirija.
7. Juntas informativas
Se convocan para informar el estado general de las operaciones, aclarar preguntas sobre algún cambio que se haya efectuado, reportar resultados, o tratar cualquier otro tema que requiera una interacción personal. Usualmente se llevan a cabo una vez al trimestre, se involucra grupos más amplios y es conducida por los líderes de la empresa.
8. Juntas de retroalimentación
Deben ser espacios seguros donde los participantes se sientan en libertad de reaccionar a eventos recientes, a nueva información, para discutir lo aprendido tras la conclusión de algún proyecto, o evaluar alguna propuesta. Se puede reemplazar con un correo electrónico, colocando la información en algún canal digital. La asistencia debe limitarse exclusivamente a las personas concernidas.
9. Juntas de confraternización
Sobre todo con el trabajo remoto, es recomendable que se creen espacios para que los miembros del equipo tengan tiempo de interactuar, intercambiar impresiones, ideas o simplemente conversar como se estaría conversando en el comedor o en algún pasillo de la oficina. Este tipo de reuniones pueden o no ser moderadas, siempre deben ser optativas y deben tener una frecuencia prudente que no interrumpa los flujos de trabajo. Idealmente, se debe limitar a 10 -15 participantes máximo.
Cyril Northcote Parkinson comprobó que el trabajo se extiende a la cantidad de horas que se le asigne. Es decir, que, si se programa una junta para una hora, se consumirá ese espacio de tiempo por breve que sea el tema. Es por eso que se recomienda ser muy consciente sobre cuánto tiempo real se necesita para discutir un tema según el tipo de reunión que se planifica.
De igual manera, es de suma importancia comenzar y terminar a las horas señaladas en la invitación a la junta. Esperar a que lleguen todas las partes, o peor aún, detener una junta para poner al corriente de lo que se está platicando a los que llegan tarde, es perpetuar una conducta poco profesional e irrespetuosa para los que si llegaron a tiempo y tienen más cosas que hacer en su día, independientemente de que posición ocupan en la empresa.
Usar una lista de temas a discutir puede resultar efectivo si no es un algo que se reúsa de reunión en reunión. La situación ideal es que envié de antemano la secuencia de temas, que incluso se puede armar preguntándole a los asistentes qué puntos relevantes que quieren discutir. Es también importante que, una vez se establece un orden de temas, este se respete, evitando que las personas se vayan por tangentes o se brinquen la secuencia acordada. Quien convoca la junta es usualmente quien debe llevar este tipo de control, así como el conteo de tiempo-
ELMO
En el método de gestión de proyectos agile, recomiendan insertar en la cultura organizacional el acróstico ELMO, que significa en inglés: suficiente, movámonos a lo próximo (Enough! Let´s move on) como una forma juguetona de pedir que se regrese al foco de la reunión cuando las personas se van por tangentes, o cuando ya se entendió lo que alguien planteó. Claro está, esto hay que integrarlo poco a poco y tener la certeza que el equipo está de totalmente de acuerdo con este tipo de práctica. Hay equipos que incluso tienen un peluche del simpático personaje de Elmo de Sesame Street y lo muestran o lanzan al medio de la mesa de juntas como señal tácita de que hay que reenfocar y continuar con el tema en cuestión.
Juntas modulares
Otra útil idea es organizar tu junta para atender los temas que le ocupan a gran parte del grupo primero y luego excusarles. De esta manera pueden regresar a sus labores, mientras que las partes interesadas se quedan discutiendo lo demás en un grupo más reducido.
Es importante cuidar que este tipo de acción no provoque ansiedad en el equipo o que haga que se sientan excluidos. Dentro de la cultura organizacional debe existir el acuerdo de que, si te dicen que la asistencia es opcional, es porque lo es y está perfectamente bien declinar la invitación. Se recomienda ser lo más específico posible sobre lo que se tratará en la reunión y cuáles serian los pasos posteriores. Por ejemplo, ¨Estaremos viendo tema x y tema Z. No me parece que sea necesario que asistas, pero déjame saber quieres estar o enviar algún comentario o pregunta. Te compartiré los apuntes de la reunión para que los veas, y me avises si sientes que debes sumarte a las próximas reuniones sobre este asunto.¨ El experto en asuntos organizacionales Peter Stark, dice que cuando las personas reciben este tipo de acercamiento, comprenden que no tienen que participar, que son reconocidos en la organización y aprecian que se les esté dando un tiempo valioso para hacer su trabajo y ser más creativo.
Anima
Un grupo en buen ánimo es un grupo productivo. Reconoce a las personas que llegan a tu junta por su presencia, y tiempo. Idealmente salúdales por su nombre o pide que las nuevas caras se presenten brevemente. Hay temas que son más difíciles que otros, pero el ánimo del líder debe ser siempre lo más neutral posible.
¡Atención!
Stark también recomienda una táctica para captar la atención en las reuniones remoto: pedirles a las personas que no silencien sus micrófonos. Esto, les obligará a buscar un lugar silencioso y no estarán paseando al perro, comiendo o viendo la tele. Así, las personas estarán enfocadas en la discusión en lugar de hacer tareas múltiples.
Respeta el tiempo personal del equipo
Crea un ambiente donde las personas puedan cubrir sus necesidades básicas. Pídele a tu equipo que bloquee sus horas de comida, programe sus horarios de trabajo e ingrese los días de descanso en adición al fin de semana o cualquier otro espacio de tiempo personal. A menos que sea una razón extraordinaria, programa las juntas considerando la disponibilidad del equipo, lograrás mejor atención y disposición si las personas están libres de preocupaciones.
No cites una reunión para el día que está en curso a menos que sea una emergencia
Usualmente, las personas planean sus días con al menos uno o dos días de antelación. Darles al menos un día para que se preparen y no tengan que postergar algo que ya planificaron en su dia es una cortesía común que también ayuda a que lleguen más relajados y enfocados.
Considera los cambios de hora
Si citarás a personas en otros países, existen herramientas como la International Meeting Planners que te ayudan a ver de un vistazo los horarios de trabajo de los diferentes países en donde están los participantes. Mira la imagen a continuación para que veas como luce. La zona verde y amarilla te dicen que son posibles alternativas. Puede que haya uno de los lados que tendrá que salir de su horario regular, en el caso de la imagen, los compañeros en Chennai. Lo recomendable sería entonces que la próxima vez, sea otra la región que tenga que hacer ajustes y reunirse a deshoras.
En tu invitación, provee una breve explicación de que se trata y los puntos a tratar
Lo ideal es incluir en la invitación una línea que explique, a lo “elevator pitch” de qué se trata y que tipo de reunión será. Así las personas se van preparando si es el caso, tienen la posibilidad de mandar a alguien que esté mejor cualificado para aportar en la reunión.
Ponle un nombre claro
Llamar las cosas por su nombre también es una buena práctica, a menos que seas militar y manejes proyectos clasificados, no uses nombres código. Éstos crean un abismo de comprensión entre los que trabajaron directamente el proyecto, y el resto de la empresa que consume el producto junto con los clientes externos.
Envía materiales de referencia e información para conectarse en la misma invitación
Esto te garantiza que no perderás tiempo al inicio de la junta, lidiando con los que no pueden conectarse a la presentación en vivo o no encuentran el e-mail con la información para la llamada. De igual forma, recuerda asegurarte que los sistemas o números telefónicos puedan ser accedidos desde los países participantes y siempre incluye una segunda alternativa de conexión.
Si estarás tratando con personas nuevas, preséntate
En tu invitación explica quién eres, cuál es tu participación en el proyecto y por qué se te ha asignado. Esto no solo te hará ver como una persona educada y razonable, si no que conseguirás más atención y respeto a tus aportaciones en el tema.
Delega
Muchas veces las juntas se detienen porque el líder no está presente. Es una buena idea que exista redundancia, y que capacites a alguien de tu equipo para que si te tienes que ausentar, o por un asunto de tiempo o presupuesto, esa persona pueda llevar las riendas de la junta por ti y no se cree un cuello de botella.
Referencias:
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