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Hablemos Editorial

Design Sprint: ¿Y eso con qué se come?

Sabemos que la creación de productos es una fuerte tendencia en el mundo digital y que es particularmente provechosa para los medios locales que pueden enfocar sus esfuerzos en necesidades únicas y específicas de su audiencia.

Pero, ¿Cómo saber si un producto va a funcionar? ¿Cómo minimizar el impacto en los recursos de la empresa si esa idea que pensaron que sería genial, al final no hace clic con tu audiencia o tus clientes?

La división de innovación de Google, desarrolló una forma rápida para comprobar en un espacio de 5 días si una idea es viable y de agrado para el grupo objetivo.

Muchísimas empresas en todo el mundo, incluyendo medios de comunicación, han adoptado esta metodología conocida como Design Sprint, para lograr entender a cabalidad lo que se requiere para materializar una idea, robustecer un producto existente, mejorar partes de un producto, o simplemente probar si una idea tiene futuro.

En esta edición de Hablemos Editorial, te explicamos cómo puedes utilizar esta valiosa herramienta con tu grupo editorial y comercial para darle una oportunidad de vida a múltiples ideas, sin sacrificar mucho dinero, tiempo o recursos del equipo de trabajo.


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Design Sprint para acelerar la creación de productos editoriales

Un Design Sprint es un proceso comprobado, para diseñar, crear prototipos y medir el impacto de una idea en un lapso de tres a cinco días.

Al contar con una estructura establecida, brinda la oportunidad de enfocarse exclusivamente en las ideas (el qué) en lugar de descifrar las acciones necesarias para concretarlas (el cómo). Si bien tiene una configuración fija de pasos, el resultado puede ser tan flexible y variado como el equipo que lo lleva a cabo quiera que sea.

Esta metodología fue originada por diseñadores de productos en Google y compartida con otras empresas de tecnología. Hoy en día está siendo ampliamente empleada por equipos en muchas industrias, incluyendo la editorial, para resolver desafíos específicos, desarrollar nuevos productos o refinar los existentes.

Se puede utilizar para rediseñar sitios web, producir una nueva página web, probar flujos de inscripción, optimizar procesos de pago, probar la eficacia de la organización de contenidos o de formatos audiovisuales, etc.

La idea es que la colaboración es la clave para generar ideas de clase mundial, planificar y producir soluciones de manera oportuna y rentable.

Si bien hay un proceso definido, el mismo contiene cierta fluidez, pues es muy recomendable ir optimizando el proceso basándose en las áreas de oportunidad que se van presentando con cada Sprint, para que se ajuste a las necesidades y desafíos particulares de cada empresa.

Además, este tipo de actividad brinda crecimiento profesional individual, ya que invita a los participantes a esforzarse, moverse más rápido, pensar de manera diferente y trabajar junto con sus compañeros y compañeras como un equipo con un objetivo muy específico.

El valor de un enfoque multidisciplinario

Tradicionalmente, se invierte una cantidad enorme de tiempo en la conceptualización y ejecución de una idea sin considerar la experiencia del usuario final u otros aspectos importantes. 

En el mejor de los casos, estas conversaciones se dan  cuando ya se ha avanzado considerablemente y se han invertido una gran cantidad de tiempo y dinero.

Rara vez se logra tener de antemano una idea clara de cuánto pueden demorar las diferentes acciones que se necesitan para sacar a la luz un producto, ni se saben cuántas iteraciones serán necesarias, cuáles son las funcionalidades mínimas que se requieren o la atención se enfoca en el diseño gráfico en lugar de las funcionalidades diferenciadoras.

La metodología Design Sprint cree que la participación multidisciplinaria desde la concepción de una idea es la mejor manera de crear un resultado integral y coherente, ya que se nutrirá de diferentes perspectivas y experiencias de los miembros de varios equipos.

Los participantes se involucran de forma natural y la creatividad fluye más fácilmente, pues los conceptos provienen de ellos mismos y/o han participado del proceso de pensamiento que llevó a que se tomara decisiones clave. Esto contrasta en gran medida con el rendimiento obtenido cuando una persona recibe una orden de ejecutar algo en particular, sin ningún contexto adicional.

Usualmente, a losDesign Sprints se invitan a personas del equipo comercialmarketingdesarrollodiseño, servicio al cliente, audiovisual,  y editorial, así como con cualquier otra  persona que pueda aportar a la discusión específica. Muy importante; durante los Sprints, se dejan a un lado los títulos y clasificaciones. Es simplemente un equipo de personas, "Los Sprinters", enfocados únicamente en el desafío que se les presenta  y en el objetivo que se propone.

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Design Sprint vs. otras metodologías


Aunque toma prestadas y ajusta prácticas de otras metodologías, la secuencia en la que se organizan los eventos y la ejecución estructurada de un Design Sprint son muy exclusivas de esta relativamente nueva forma de condensar el trabajo de concepto y diseño. Lo que llevaría meses, se logra en menos de una semana.

Por su nombre, algunas personas lo confunden con Agile Sprints o con Design Thinking.

Sin embargo, el Design Sprint se diferencia en que simultáneamente reúne perspectivas multidisciplinarias, se enfoca en el pensamiento y la participación individual, y valida prototipos de trabajo con los usuarios finales de inmediato, en lugar de una lluvia de ideas abierta, revisiones entre pares o  sesiones de retroalimentación que se llevan a cabo cuando ya la gente no se acuerda.

No es raro que los equipos ejecuten dos o tres Design Sprints hasta que tengan un prototipo final probado, completamente pulido, documentado y listo para su desarrollo y lanzamiento.


Silencio y conversación enfocada = Eficiencia


Una idea es una noción aproximada que viene a la mente cuando estamos tratando de resolver un problema, o queremos crear algo. La mayoría de las personas experimentan esa “chispa” en un momento dado, pero pocas tienen el tiempo, un foro adecuado o la energía para impulsarla y evolucionarla. A veces, las ideas se ahogan en la plática o se descartan porque otros tienen una mejor capacidad para expandirlas y ¨venderlas¨.

La metodología Design Sprint fomenta el desarrollo de las ideas de cada individuo y las convierte en un concepto más sólido. Esto se logra proporcionando tiempos de silencio absoluto y ejercicios de dibujo que ayudan a que los y las participantes puedan hacer que  esa "chispa" se convierta en una llama y tener un resultado más destilado para presentar.

Luego, los bocetos se muestran en forma de una "galería de arte" de autores anónimos, dando el mismo peso a la participación de todos y todas. El equipo vota en silencio, y los bocetos que obtienen la mayor cantidad de votos se someten a deliberación con el resto de los Sprinters para obtener aportes adicionales y refinarlos, de modo que haya una propuesta pulida para la creación del prototipo.

Este momento tranquilo de creatividad llega con un contexto sólido. La primera parte del Design Sprint trata sobre el "Estado de la Unión", un paquete de datos e ideas específicas para el desafío en cuestión, que los organizadores compartieron como materiales de preparación previo al evento.

Entonces, al comienzo de la jornada, se invita a los Sprinters a formular preguntas basadas en la información que recibieron y también se les pide que busquen y aporten algo de inspiración en forma de una aplicación, una captura de pantalla web, una revista, un video, cualquier formato que les haya llamado la atención y que perciban instintivamente como una aportación útil a la meta de esa semana.

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The Crazy 8’s” es uno de los ejercicios para la creación de un concepto. Se hace individualmente y en silencio para identificar una gran cantidad de posibilidades para el producto. (Foto: Alba Leal)

Roles del Design Sprint: ¿Qué se espera de cada participante?

Cada rol es vital para el éxito de la actividad. Como ya señalamos, durante el Design Sprint, todos y todas se vuelven parte del mismo equipo y el objetivo es resolver el desafío existente. Las jerarquías se dejan a un lado y cada participante desempeñará su papel y tendrá la misma cantidad de tiempo para proporcionar comentarios, ideas, conceptos o bocetos.

Hay dos roles que son absolutamente necesarios para ejecutar un Sprint; el de Tie-Breaker o  ¨desempatador¨ y la persona que hace la facilitación. Los roles deben asignarse y comunicarse al equipo que participará en el Sprint antes del día 1 y se recomienda repasar los roles y las expectativas de la actividad justo antes del inicio del Design Sprint.

Facilitador

El (los) facilitador(es) – Dirigen las sesiones. Esta persona conoce el proceso Design Sprint y se asegura de que el equipo entienda y complete todos los ejercicios dentro del marco de tiempo asignado, así como de que se cumplan los objetivos de los 3 días. Este rol generalmente lo ocupa alguien carismático y con experiencia en la ejecución de actividades de equipo. Puede ser un colaborador de la empresa o una persona externa. A veces participa más de un facilitador.

Tie Breaker o ¨desempatador¨

Esta persona es quien toma la decisión final. Es alguien que tiene suficiente conocimiento de la empresa, el producto, el mercado o el proceso de Design Sprint para que pueda tomar decisiones rápidas para desbloquear el equipo, de ser necesario, para que el proceso pueda continuar. El máximo poder para desempatar en los procesos de votación también está en manos de esta persona. Solo debe haber un ¨desempatador¨ por Sprint. Si bien es necesario designar a una persona, el rol no siempre se ejecuta, ya que depende de que se dé una situación que amerite su intervención. Idealmente, se debe elegir a personas que no sean de la dirección.

Expertos

Los expertos son muy importantes para el proceso Design Sprint, porque brindan información sobre sus áreas de enfoquePuede haber tantos expertos como los organizadores  consideren necesarios. Sin embargo, no se recomienda que un Design Sprint se lleve a cabo con más de 15 personas, pues  puede ser difícil de manejar.

Habitualmente se seleccionan como expertos:

  • Personas que conocen el mercado, el producto primario y los objetivos de la empresa.
  • Personas que han interactuado con los usuarios y los datos de los usuarios (es decir, Servicio al cliente, Servicios comerciales, Investigadores, etc.)
  • Expertos técnicos (con conocimiento de AdobeXD, FigmaSketch o la plataforma específica donde se desarrollará el prototipo resultado del Design Sprint)
  • Personas que sepan sobre diseño de experiencia de usuario (UX) y tengan conocimiento sobre la marca, el manual de identidad y todo lo relacionado con el branding de la empresa.

Moderador de panel

Esta persona  entrevista a los usuarios que han sido convocados como parte del Design Sprint para opinar sobre los prototipos. Idealmente, la o el moderador no formó parte de los días anteriores del Design Sprint y se une a los Sprinters en la última parte del día 2 para recopilar las preguntas que se quieran incluir en las pruebas del prototipo.  Durante el día 3, es el moderador quien recibe y comparte con los usuarios que llegan a experimentar con el prototipo. Usualmente, estas conversaciones se llevan a cabo en una ubicación aparte, que es monitoreada de forma remota por el resto de los Sprinters.  Se puede hacer transmitiendo la sesión por video o a un espejo unidireccional si las facilidades cuentan con una cámara de Gesell.

En la próxima edición te compartimos el cronograma detallado de un Design Sprintqué exactamente se hace cada uno de los días y qué ocurre una vez concluye esta energizante actividad.

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