Herramientas de comunicación y colaboración en la sala de redacción

Pero utilizar WhatsApp o Telegram tiene sus desventajas. Desde el hecho de que es una herramienta que combina lo personal y lo profesional, hasta que se pierde la secuencia de la comunicación o que se convierte en una distracción.

En esta edición de Hablemos Editorial, te proponemos el empleo de una herramienta centralizada de comunicación y colaboración que permite el manejo de datos y documentos. ¿Cuáles son sus beneficios, y cómo implementarlas? Si bien te ofrecemos varias alternativas disponibles, nos enfocaremos en Slack, una de las más populares y la que usamos como parte de nuestro quehacer diario en Tresite.

Colaboración digital

Es un día de trabajo como otro cualquiera. Estás de junta en junta. Te llegan preguntas de tu equipo y de tu familia por mensajes de texto, y por WhatsApp.  Hay un grupo de Telegram donde los editores conversan sobre varios temas a la vez y se te dificulta seguir la conversación. Te pasan un artículo por correo electrónico y de repente te llega una liga con un documento del área comercial que tarda una eternidad en descargar. Ves que te están llegando mensajes por el Messenger de Facebook, la bolita roja de las notificaciones de Instagram aumenta el número que despliega. Abres dos o tres aplicaciones más para enterarte qué está pasando en el mundo, en tu región y así llegar preparado a la junta editorial.

¿Habrá forma de detener este abrumador bombardeo de información? La respuesta es quizá no se puede eliminar, pero sí controlarlo de una manera más efectiva.   

Comunicación centralizada

¨Slack es mucho más que una herramienta de comunicación interna, pues además de tener canales, te permite crear integraciones con servicios que hacen su utilidad sea mucho más robusta¨, comenta el experimentado desarrollador de software, Ricardo Alcocer.

En el caso de una sala de redacción, Slack permite abrir canales (parecidos a los grupos de WhatsApp) pero hacerlos privados, permitiendo a sus miembros elegir si quieren ser notificados o no cada vez que hay movimiento.  Evan Sobkowicz, del diario The Ithacan, explica que creó los siguientes canales para su redacción:

# Noticias de última hora
# Feed
# Deportes  
# Sugerencias para redes sociales
# Twitter  
# Anuncios desde la dirección
# Corrección de estilo
# Analitycs
# Aleatorio (Para cualquier tema de interés, no solo de trabajo)

¨La configuración de notificaciones personalizadas de Slack les permite a nuestros editores recibir alertas importantes, sin causar la fatiga de las notificaciones como lo hacen a veces los correos electrónicos y los mensajes de texto grupales¨ acota Evan.

Al hablar de integraciones, Slack facilita recibir datos filtrados, resúmenes diarios o informes en tiempo real de Google Analytics. Evan llamó ese canal # analytics. 

¨El bot IFTTT es muy útil y publica datos RSS de fuentes de noticias locales en el canal que llamé # Feed¨ relata con entusiasmo el colega de The Ithacan.

Y estas dos integraciones forman parte de una larga lista de aplicaciones que amplían el alcance de Slack.

¨Hay una sección dentro del directorio de Slack que lista una gran cantidad de útiles herramientas para las salas de redacción¨ comenta Alcocer mientras también nos habla de integraciones para operaciones y recursos humanos como la de reportar errores Bugs tracked in JIRA, Wonder, que automatiza recordatorios, Lunch Buddies, que crea grupos para ir a comer junto a otros compañeros de trabajo, simple poll para hacer encuestas o Hey Taco para reconocer la labor de los miembros del equipo con taquitos digitales que se materializan en forma de recompensa. 

¨Sin Slack, estaríamos desconectados. Es importante saber que el equipo está avanzando hacia los objetivos que nos planteamos. La comunicación es fundamental para saber el rumbo de cada tarea. Es una forma también de integrarnos, ya que no solo hablamos de temas de trabajo, comentamos sobre temas de  entretenimiento, mejora continua, tenemos foros de discusión y otras herramientas. Buscamos que los miembros del equipo sientan pertenencia y apoyo, que están  acompañados, que son escuchados, que todos pueden aportar¨  narra Marco Antonio Flores Virués, Director de Desarrollo de Tresite. 

Pantallazo de cómo luce el Slack de The Ithacan.Adopción

La adopción de herramientas como Slack puede resultar un poco abrumadora para las  personas que no conocen estas  tecnologías. Se recomienda que se lleven a cabo una serie de capacitaciones breves para que el equipo se vaya familiarizando poco a poco con cada una de las funcionalidades.

Las mejores prácticas de implementación hablan de una junta general para que el equipo cree su perfil,  ajusten sus notificaciones, y prueben los canales principales. Luego se van enviando notificaciones periódicas con otras funcionalidades e invitaciones a canales que explican con detalle cómo funcionan. Mientras se utiliza, se va aprendiendo y entendiendo el alcance a cabalidad.

Hay quienes se refieren a Slack como una junta constante de la que puedes entrar y salir las veces que necesites, Carlos Flores Virués, director de Operaciones de Tresite nos advierte que puede ser un reto eso de estar disponible en todo momento. ¨Se requiere establecer políticas y una forma de trabajo que no genere distracciones ...¨ nos dice.

Es recomendable, por ejemplo, tener un horario fijo para hacer ¨rondas¨ por los canales, colocar el mensaje de no interrumpir cuando sea necesario y vencer la tentación de responder a cada mensaje de manera instantánea, a menos que llegue por el canal de urgente.

Beneficios:

• Permite organizar la comunicación de equipos de trabajo de una manera mucho más eficiente.
• Agrupa mensajes para que sean más fáciles de leer e interpretar.
• Libera la carga del buzón de correo electrónico con mensajes del diario.
• Transforma el trabajo en una conversación continua.
• Facilita ver quién está en su turno de trabajo y desde dónde.
• Hace que las decisiones y acuerdos se puedan repasar.
• Facilita a que el resto del equipo de trabajo se ponga al día de lo que está ocurriendo y lo que se va a hacer, independientemente del turno o el departamento.
• Conecta a todo el equipo, independientemente de su localización, de una forma casual y eficaz.

 Neoguias, ofrece un listado de herramientas similares a SlackAlternativas

Slack es una herramienta con modelo freemium. Es decir, que ofrece capacidades y funcionalidades limitadas en su versión gratuita.

Claro, ya cuando se trata de hacer una inversión, por modesta que sea, debemos asegurarnos que cumple con todos los requisitos de lo que necesitamos específicamente. Si te interesa explorar otras herramientas además de Slack,  Neoguias, ofrece un listado de herramientas similares y hace una muy útil comparación aquí. También existe una plataforma llamada Discord que tiene funcionalidades muy parecidas a Slack.

¿De dónde proviene el nombre Slack?

Cerramos esta edición con un dato curioso sobre el nombre Slack, que como sabemos, se puede traducir como ¨flojo¨ o ¨descuido¨ en español. Resulta que es un acróstico de la frase ¨Serchable Log of All Conversations and Knowledge¨ (Bitácora consultable de todas las conversaciones y conocimiento). Claro, sus fans dicen que se llama Slack, porque literalmente si uno se descuida, puede ponerse al corriente fácilmente gracias a la manera que funciona la herramienta.

Esta plataforma se creó en el 2013, y en 2021 fue adquirida por la empresa estadounidense de software, Salesforce. Está disponible en 8 idiomas y cuenta con más de 10 millones de usuarios activos diariamente.