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Hablemos editorial

¿Qué hacer cuando todo es para ¨ayer¨?

Como comunicadores, somos muy habilidosos tomando decisiones inmediatas cuando se trata de la cobertura noticiosa y la urgencia que ésta nos puede plantear. Pero, lo que muchas veces ocurre es que ese sentido de urgencia se queda casi de forma permanente en todo lo demás que hacemos. Incluso, se nos dificulta priorizar porque todo nos parece necesitarlo para ya.

En esta edición de Hablemos Editorial, abordaremos el tema de las urgencias ficticias, cómo éstas pueden estar desgastando la energía creativa, así como la disposición de nuestros equipos de trabajo, y qué hacer para controlarlas.

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No todo es urgente

Cuando todas las tareas se tratan de apremiantes, el concepto de ¨urgencia¨ se desvirtúa y ya nada lo es. Entonces, se crea un ambiente de trabajo caótico que acarrea deficiencias de calidad en el producto y en el ambiente de trabajo.

Una cultura de interrupción y exigencias sin razones justificadas no es sostenible. Incluso puede llegar a propiciar errores muy costosos. Los líderes deberían ser pragmáticos y saber alejarse de la actitud de que todo es una crisis. Manejar las expectativas de la dirección, así como transmitirle empatía, respeto y flexibilidad a su equipo de trabajo, es fundamental para lograr resultados eficientes y menos rotación de personal. 

Se trata también de cambiar la mentalidad de que, como jefes, los miembros de nuestro equipo deben dejar todo lo que están haciendo para concentrarse inmediatamente en nuestras solicitudes, sin importar cuán trivial sean. Nuestras necesidades deben ser tratadas y organizadas como parte del plan de trabajo general.

De igual forma, debe existir un acuerdo común de que está perfectamente aceptado pedir que se prioricen las tareas cuando se empalman y que haya total claridad en las vías que se utilizan para comunicar emergencias reales, asuntos importantes y temas que se pueden demorar un poco más. Si las personas sienten que tienen que responder a cada mensaje de texto, correo electrónico, llamada o chat, nunca tendrán tiempo para trabajar.

Urgente, prioritario e importante

Hay una gran diferencia entre lo que es urgenteprioritario importante:

  • Las urgencias son asuntos imprevistos que requieren una acción inmediata o de lo contrario, ocurrirá algo negativo. Entonces, se ha de enfocar toda la atención y recursos en ello. Generalmente, son asuntos de corto plazo y poco frecuentes.
  • Lo prioritario son acciones que se deben completar primero en el menor tiempo posible, usualmente porque son dependencias para otras tareas.
  • Lo importante son tareas a un plazo más largo, pero son instrumentales para llevar a cabo una meta.

Sin embargo, muchos lugares de trabajo catalogan todo como urgente, pues sienten que, si no lo hacen de esta forma, no se llevarán a cabo o no se cumplirán los plazos planificados. Esto demuestra un craso problema de planificación, ya que es posible gestionar el tiempo y los recursos para que se cumplan todas las metas de manera ordenada y consecuente. 

¿Cómo te sentiste aquella vez que trabajaste hasta la media noche para cumplir un plazo, solo para darte cuenta de que realmente ni lo leyeron hasta varios días después? Imagina esa sensación magnificada y lo que puede hacer a la estima y el tesón del equipo.  

Sesgo de urgencia

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En otros casos, son los propios individuos son los que se autoimponen la urgencia, para sentirse en dominio de la situación, recibir mayor visibilidad y experimentar un alto grado de satisfacción. 
A este fenómeno se le llama ¨sesgo de urgencia¨ y varios investigadores de la conducta humana han demostrado que las personas tienden a responder más fácilmente a las  tareas urgentes y sin importancia sobre las más importantes.  La razón es que las cosas urgentes, se tienden a ejecutar en menor tiempo, e incluso llegan a ser menos complejas, ofreciendo al completarlas un sentimiento de logro inmediato a nuestro cerebro.  Así que inconscientemente tendemos a resolver lo urgente en lugar de dedicar el tiempo y la atención que se requiere para poder hacer una tarea más extensa o compleja.
 
Cada vez es más común distraerse en una junta y ponerse a responder mensajes bajo la premisa de que son urgentes, cuando realmente no lo son.  Pero hacerlo, nos deja con esa sensación de logro que nos puede llegar a dominar y hacernos tomar malas decisiones sobre el manejo de nuestro tiempo y atención.

Tipos de urgencias

El blog alemán sobre liderazgo, The Corner of Excellence, hace una muy útil distinción sobre algunos de los tipos de urgencias que existen.

Urgencias reales

Hay que actuar de inmediato y asignar todos los recursos para ello porque, de no hacerlo, habría un resultado nefasto o se perdería una oportunidad extraordinaria.

Urgencias prevenibles

En esta categoría están muchos de los problemas que surgen día a día. No hay más remedio que solucionarlos lo antes posible. Sin embargo, como se deben a la falta de previsión y planificación, se han de prevenir en el futuro.

Urgencias negociables

Es una solicitud que tiene un plazo para entrega limitado. En estos casos es recomendable negociar la fecha para ganar tiempo o entender a cabalidad la necesidad del solicitante y así proveerle lo que necesita en varios despachos.

Urgencias que no lo son

Usualmente, son solicitudes aleatorias de personas que no están al tanto del plan de trabajo ni la disponibilidad de recursos. Es importante que el solicitante explique por qué considera que lo que pide constituye una urgencia y qué otra acción se podría bajar de prioridad en caso de que haya que ejecutarla de inmediato.

Las personas tratan todo como una urgencia cuando no tienen la seguridad de que eso que solicitan se materializará. Entonces, es vital ganar esa confianza y lograr un entendimiento mutuo, conversando y siendo realista sobre los recursos y tiempos disponibles.

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Jaime Sotomayor, de Darwin Digital, explica con mayor detalle la llamada

Matriz Eisenhower que ayuda a determinar lo que es urgente y lo que no lo es.

Matriz Eisenhower

El expresidente de los Estados Unidos, Dwight Eisenhower, compartía con sus jefes de estado una forma para priorizar los cursos de acción de una forma exitosa. Más adelante, el autor de Steven Covey, uno de más prolíficos autores sobre la productividad y el liderazgo, la reformuló, y la popularizó llamándola la Matriz Eisenhower.

Como se aprecia en la imagen, es un recuadro, dividido en 4 cuadrantes, que ayuda a identificar el nivel de atención que merecen las tareas. Esto ayuda a ahorrar tiempo y crear más espacio mental para pensar y avanzar en el logro de las metas.

La idea es que los individuos o los equipos se tomen un tiempo para esbozar todas las tareas pendientes del diario y/o proyectos de mediano o largo plazo, y discutan, utilizando las definiciones de urgente, e importante, en qué parte del recuadro se pueden colocar.

Luego de la ejecución, se lleva a cabo un análisis para entender si el trato que se le dio al asunto fue el apropiado e ir aprendiendo qué cosas se pueden delegar, rechazar, o ajustar colocándolo en otro cuadrante.

¡Es que todo es urgente!

Aquí algunas preguntas que puedes hacerte o hacerle a tu equipo para determinar en qué cuadrante de la Matriz Eisenhower se puede colocar. Igual, al hacer las preguntas correctas, tal vez descubras que no se necesita en la próxima media hora, sino hasta esta tarde o incluso para el día siguiente. Si, además, entiendes el objetivo y finalidad de lo que se requiere, podrás valorar si el plazo que están manejando es razonable

  • ¿Se dijo expresamente que es urgente o lo están presumiendo? ¿Puedes solicitar la fecha y la hora exacta para cuando se necesita? Clarifica lo que significa  "lo antes posible", "en algún momento de esta semana" o "al final de la semana¨.
  • ¿Habrá un daño irreparable o se perderá una oportunidad extraordinaria si esto no se hace de inmediato?
  • "En el gran esquema de las cosas, ¿qué tan importante es? ¿Y es lo suficientemente importante como para pedirle al equipo que dejen lo que están haciendo y lo prioricen?"
  •  ¿Qué se podría bajar de prioridad para acomodar esta urgencia?
  • ¿Es posible negociar y ganar más tiempo para poder ejecutarlo? A veces, las urgencias son ficticias, y se usan demostrar el poder de una persona, e incluso pueden ser un reflejo de su propia ansiedad.
  • ¿Es algo que se puede delegar a un proveedor u otra persona que tenga el tiempo para hacerlo?
  •  ¿Se puede entregar en fases o partes?

Comunicándote con tu equipo

Cuando se planifica la carga de trabajo, se reduce la probabilidad de solicitudes urgentes y crisis de última hora. La situación ideal es que evalúes con tu equipo del trabajo el nivel de urgencia de cada tarea, en incluso que sean ellos y ellas quien te puedan decir, basado en su experiencia, cuánto demorarán.  

Aquí otras recomendaciones:

  • Comunica los plazos que son genuinamente críticos de una manera tranquila. No permitas que tu propio estrés afecte a tu equipo.
  • Intenta hacer la solicitud por escrito, o mandar un mensaje escrito luego que hables con las personas concernidas confirmando lo que hace falta. Ahí planteas lo que se necesita, ofreces contexto y reiteras las horas de entrega y el formato en el que se requieren.
  • Recuerda agradecer cuando se te haga la entrega, y si las personas tuvieron que laborar fuera del horario regular, asegúrate de reconocerlo.
  • Solicita a tu equipo que no envíe correos electrónicos (y mensajes instantáneos, textos, etc.) después del horario laboral. A menos que sea estrictamente necesario porque hay una urgencia real.
  • Concientiza al equipo sobre el uso acertado de ciertas palabras y frases, como "urgente", "inmediatamente", "Ahora", etc.
  • No alientes ni elogies a los empleados que trabajan muchas horas. Es mejor que defiendas el que haya un equilibrio saludable (y real) entre el trabajo y la vida personal.

Esperamos que estas ideas te ayuden. Considera que cualquier cambio de conducta, es un proceso que lleva tiempo, prueba y error, pero sobre todo, franqueza del equipo para ir haciendo los ajustes que sean necesarios y lograr una cultura de trabajo que satisfaga a todas las partes.

 ¿Qué otras ideas tienes para evitar las urgencias ficticias?

                   Escríbenos a hola@tresite.com

 

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